Deze pagina gaat over de vraag achter de vraag. Niemand vraagt "is het veilig" omdat hij een getal zoekt; hij vraagt het omdat hij het moet kunnen uitleggen — aan zijn bestuur, zijn FG, zijn leverancier — hoe het geregeld is. Dus staat hier wat er feitelijk is ingericht, en waar de grens van wat wij kunnen beloven ligt.
Waar je gegevens worden verwerkt
Je kiest per organisatie een verwerkingsroute: binnen de EU/EER of daarbuiten. Die keuze maak je bij de inrichting, niet ergens halverwege in een menu, en staat in je overeenkomst. Elke route heeft een eigen tarief, omdat het andere endpoints zijn en de kosten van verwerking per route verschillen.
Wat we daarom niet zeggen: dat alle gegevens altijd in Europa blijven. Dat hangt van de route die jij kiest, en als wij het als vaststaand feit op de site zetten, zou het voor sommige klanten niet kloppen. Wat er in jouw situatie geldt, staat in je overeenkomst.
De embeddings — de vectoren waarin kennis wordt vastgelegd — worden door Phrona zelf berekend, niet bij een externe dienst ondergebracht. Dat is een ontwerpkeuze: de inhoud van je bronnen gaat voor dat onderdeel niet naar een derde partij.
Scheiding tussen organisaties
Kennis is niet één gedeelde bak waar iedereen uit put.
- Kennissets zijn per brein geïsoleerd. Een brein ziet de kennis die eraan is toegewezen, niet de kennis van een ander brein.
- Een integratietoken is aan één brein gebonden. Wie een koppeling bouwt, krijgt een token dat niet buiten dat ene brein kan treden. Er is geen token dat de hele organisatie openzet.
- Een portaal heeft eigen gebruikers, een eigen brein en een eigen token. Werk je met meerdere organisaties, dan is dat gescheiden op het niveau van de omgeving, niet met een filter erachter.
Dat laatste is het verschil dat in de praktijk uitmaakt. Toegang als filter achteraf betekent dat de gegevens er al zijn en alleen niet getoond worden; toegang als inrichting betekent dat de omgeving zelf niet verder kan kijken.
Wie erbij kan
Drie rollen, en niet meer:
- Superadmin — beheert de organisatie en de omgevingen daarbinnen.
- Org-admin — beheert gebruikers en instellingen binnen de eigen organisatie.
- Member — werkt met de toepassingen waarvoor die is uitgenodigd.
Daarnaast is er een audit_log: gebeurtenissen worden vastgelegd, zodat achteraf te zien is wie wat heeft gedaan. Voor toegang tot de omgeving is MFA via TOTP beschikbaar — een eenmalige code uit een authenticator-app, geen sms.
Wat een brein onthoudt
Er zijn drie scopes, en het verschil ertussen voorkomt de meeste verrassingen:
- Breingeheugen — blijft bij dat brein, ongeacht wie ermee werkt.
- Eigen geheugen — hoort bij één gebruiker.
- Sessiegeheugen — geldt binnen één gesprek en daarna niet meer.
Elke vastlegging heeft een type en een herkomst, en eerdere versies blijven beschikbaar. Dat is geen administratieve franje: zonder herkomst kun je een uitspraak later niet verantwoorden, en dan is een kennisplatform in een bestuurlijke omgeving onbruikbaar.
Wat jij doet en wat wij doen
Verantwoordelijkheid is te verdelen, en dat is helderder dan doen alsof de leverancier alles afdekt.
Bij jou:
- De rechten op de bronnen die je laat verwerken. Wij kunnen niet beoordelen of je een document mag gebruiken; dat weet jij.
- De inhoudelijke juistheid van wat er in je bronnen staat. Een verouderde bron geeft een zwak antwoord, en dat lossen we niet op met een model.
- Wie je toegang geeft, en het intrekken daarvan als iemand vertrekt.
- De beslissing die met een antwoord wordt genomen.
Bij ons:
- De technische inrichting: isolatie, rollen, tokens, logging.
- Beveiligingsupdates op de omgeving, en bij Managed ook het beheer en de monitoring.
- Duidelijkheid over de route waarlangs verwerkt wordt, en over wat er met gegevens gebeurt als je stopt.
Wat er vastligt, en waar
De afspraken over verwerking, bewaartermijnen, beschikbaarheid en aansprakelijkheid staan in de overeenkomst en de verwerkersafspraken — niet op deze pagina. Dat is geen ontwijking: een marketingpagina is geen contract, en iets wat hier staat is niet afdwingbaar.
Wat je hier wel mag lezen als toezegging over de inrichting: de scheiding tussen breinen, de tokenbinding, de rollen, het audit_log en de MFA zijn er, en ze zijn er niet als optie.
Wat we niet beweren:
- Geen certificering die we niet hebben. Noch ISO 27001, noch NEN 7510, noch SOC 2.
- Geen penetratietest als bewijs van veiligheid. Een test is een momentopname, geen garantie.
- Geen "100 procent veilig". Dat bestaat niet, en wie het zegt verkoopt iets anders dan software.
- Geen gegarandeerde locatie van gegevens los van de route die je kiest.
Als een leveranciersvragenlijst een van deze punten nodig heeft, zeg dat in het gesprek. Dan weet je meteen of het een breekpunt is, in plaats van er later achter te komen.
Deze website
De site plaatst alleen functionele cookies: wat nodig is om in te loggen en om een formulier te versturen. Er zijn geen trackingscripts van derden, geen advertentiecookies, geen pixels en geen testsoftware die bezoekers over meerdere sites volgt.
Wij tellen wel welke pagina’s worden bekeken, maar op een manier waarbij u niet te herleiden bent en zonder cookie. Dat gebeurt op onze eigen server: uw IP-adres wordt niet opgeslagen, maar samen met de browsermelding omgezet in een code die elke dag opnieuw wordt berekend. Daardoor zijn bezoeken binnen één dag te onderscheiden — zodat je ziet of iemand doorklikt of meteen weer weg is — maar bent u de volgende dag niet meer te herkennen. Na dertig dagen wordt het verwijderd.
Waarom niet gewoon een analytics-dienst: elke dienst die je inzet is een derde partij die meekijkt en meestal een cookie plaatst. Dan zou deze pagina niet meer kloppen.
Wat er in het platform zelf wordt vastgelegd — accountgegevens, bronnen, kennis, geheugen, verbruik — staat in de privacyverklaring.
Veelgestelde vragen
Blijven mijn gegevens in Europa?
Dat hangt van de verwerkingsroute die je kiest. Er zijn twee routes, met een eigen tarief, en wat in jouw situatie geldt staat in je overeenkomst. Dat is preciezer dan "ja" schrijven en het voor een deel van de klanten onwaar maken.
Kan ik mijn gegevens laten verwijderen?
Ja. Bronnen en kennis blijven staan zolang je account actief is; na beëindiging worden gegevens verwijderd, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven. Het volledige overzicht staat in de privacyverklaring.
Werken jullie met subverwerkers?
Voor het verwerken van bronnen en kennis wordt de AI-verwerking via een modelaanbieder gedaan; welke dat is, hangt van de route en de taak af. Namen van leveranciers publiceren we niet, omdat een lijst op een website na een wijziging stilzwijgend onjuist wordt. De actuele lijst hoort in je overeenkomst en is opvraagbaar.
Is er een verwerkersovereenkomst?
Ja, die hoort bij de overeenkomst. Neem contact op als je de tekst wilt beoordelen voordat je beslist.
Wat gebeurt er met het document dat ik in de demo upload?
Het wordt na dertig minuten verwijderd en niet gebruikt om iets anders te trainen of te verbeteren.
Dit wil je toetsen?
Neem je leveranciersvragenlijst mee naar een gesprek; dan lopen we hem samen door en hoor je meteen waar wij nee zeggen. Dat is nuttiger dan een pagina die alles belooft.