Versie 2026-10.1 · ingangsdatum 1 november 2026
Gewijzigd op 30 oktober 2026: de beschrijving van de back-upcontrole is nauwkeuriger geformuleerd.
Deze verklaring hoort bij de Algemene voorwaarden (versie 2026-10) en geldt voor phrona.dev en de Phrona-omgeving die u daar aanmaakt.
1. Wie is verantwoordelijk
Elephantheia is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via phrona.dev worden verzameld. Voor de Inhoud die u in uw eigen omgeving plaatst, bent u zelf verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt Elephantheia die gegevens in uw opdracht.
2. Welke gegevens wij verwerken
Bij het aanmaken van een omgeving
- naam en e-mailadres van de beheerder;
- naam, adres en eventueel btw-nummer van de organisatie (voor de factuur);
- de gekozen omvang van het abonnement en de gekozen verwerkingsroute;
- het tijdstip en het IP-adres waarop u de voorwaarden hebt aanvaard, en de hash van de tekst die u hebt aanvaard.
Tijdens het gebruik
- de Inhoud die u uploadt en de vragen die u stelt;
- inloggegevens en de tweede factor (wij bewaren het TOTP-geheim versleuteld, nooit leesbaar);
- technische gegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te beveiligen, waaronder foutmeldingen en beveiligingsgebeurtenissen.
Bij betaling
Betalingen lopen via Stripe. Wij ontvangen van Stripe de status van de betaling en de factuurgegevens, geen volledige kaartgegevens. Stripe is een zelfstandige verwerker met een eigen privacybeleid.
Bij bezoek aan de website
De site plaatst alleen functionele cookies: wat nodig is om in te loggen en om formulieren te kunnen versturen. Er zijn geen trackingscripts van derden, geen advertentiecookies en geen pixels.
Daarnaast houden wij bij hoe de site wordt gebruikt, op een manier waarbij u niet te herleiden bent. Dat gebeurt op onze eigen server, niet bij een derde partij, en zonder cookies:
- welke pagina is bekeken, en op welke dag;
- of een bezoeker via een link van buiten binnenkwam, en via welke site (alleen de naam van die site, niet de link zelf);
- of het om een telefoon, tablet of computer ging;
- of de demo is gestart en of die is afgerond.
Uw IP-adres wordt daarvoor niet opgeslagen. Het wordt samen met de browsermelding omgezet in een versleutelde code die elke dag opnieuw wordt berekend, zodat bezoeken van dezelfde dag te onderscheiden zijn maar u de volgende dag niet meer te herkennen bent. Er is geen profiel, geen cookie dat u over meerdere sites volgt, en niets wordt gedeeld met advertentiepartijen.
Doel: zien welke uitleg ontbreekt of onduidelijk is. Niet: bezoekers classificeren of campagnes personaliseren. Zie hoofdstuk 4 voor hoe lang dit blijft staan.
3. Waarom wij ze verwerken
- om de omgeving aan te maken en de dienst te leveren (uitvoering van de overeenkomst);
- om te factureren en aan onze administratieplicht te voldoen (wettelijke plicht);
- om de dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en fouten op te sporen (gerechtvaardigd belang);
- om te zien welke pagina’s en welke uitleg wel of niet werken, op basis van bezoekgegevens die niet tot een persoon te herleiden zijn (gerechtvaardigd belang);
- om u te informeren over wijzigingen die de dienst raken (uitvoering van de overeenkomst).
Wij gebruiken uw gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet. Er wordt niets gedeeld met netwerkpartners voor advertentiedoeleinden, en er is geen profilering.
Wilt u dat niet, dan kunt u dat laten weten via [email protected]; wij zetten het bezoekmeten dan voor u uit. Dat heeft geen gevolgen voor de dienst.
4. Hoe lang wij ze bewaren
- Omgevingsgegevens en Inhoud: zolang de overeenkomst loopt. Na beëindiging verwijdert u uw Inhoud zelf, of wij doen dat op uw verzoek binnen dertig dagen.
- Facturen: zeven jaar, omdat de wet dat eist.
- Bewijs van aanvaarding van de voorwaarden: zolang de overeenkomst loopt plus zeven jaar, zodat vaststaat welke tekst gold.
- Beveiligingsgegevens: maximaal één jaar.
- Bezoekgegevens van de website: dertig dagen, daarna verwijderd. Wij bewaren geen geaggregeerd overzicht dat langer blijft staan.
- Een niet afgeronde aanmelding: 72 uur na de laatste handeling. Daarna worden de concept-organisatie en het concept-account verwijderd. Van de sessie blijft alleen een lege administratieve regel achter, zonder naam, e-mailadres of inhoud.
- Verwijderde gegevens in ons archief: als een omgeving, een brein of een kennisset wordt verwijderd, blijft die nog negentig dagen in een afgeschermd archief staan voordat hij definitief verdwijnt. Dat doen wij zodat een vergissing herstelbaar is. Alleen een beheerder met de hoogste rechten kan daarbij, elke handeling wordt vastgelegd, en de gegevens worden in die periode niet gebruikt voor de dienstverlening.
5. Wie het nog ziet
Wij verstrekken gegevens alleen aan partijen die nodig zijn om de dienst te laten werken:
- Stripe — betalingen en facturatie;
- Cloudflare — beveiliging en e-mailroutering;
- de hostingpartij waarop de omgeving draait;
- de aanbieder van het taalmodel, voor het beantwoorden van vragen. Welke aanbieder dat is, hangt af van de verwerkingsroute die u kiest.
Met deze partijen zijn verwerkersafspraken gemaakt. Verder verstrekken wij niets, tenzij de wet dat verplicht.
Uw Inhoud wordt niet gebruikt om modellen te trainen en niet gedeeld met andere klanten. Elke omgeving is technisch gescheiden.
6. Waar het gebeurt
Bij het aanmaken van een omgeving kiest u een verwerkingsroute. Die keuze staat in uw overeenkomst en bepaalt waar de verwerking van uw Inhoud plaatsvindt.
Route Europese Economische Ruimte. De omgeving, de opslag van uw Inhoud en de aanroep van het taalmodel vinden plaats binnen de EER. Er is dan geen doorgifte van uw Inhoud naar een land buiten de EER.
Route daarbuiten. Een deel van de verwerking vindt plaats buiten de EER. Dat gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met een beoordeling van de bescherming die in dat land geldt.
Welke route voor u geldt, staat in uw overeenkomst. Wij doen op deze pagina geen uitspraak dat alle verwerking altijd binnen de EER plaatsvindt, omdat dat afhangt van de route die u hebt gekozen.
De embeddings — de vectoren waarin kennis wordt vastgelegd — worden door Phrona zelf berekend en niet bij een externe dienst ondergebracht.
7. Uw rechten
U hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Een verzoek stuurt u naar [email protected]; wij reageren binnen dertig dagen. Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Beveiliging
Toegang tot de omgeving vereist een wachtwoord en tweestapsverificatie. TOTP-geheimen worden versleuteld bewaard, herstelcodes gehasht. Verkeer loopt over TLS. Binnen een omgeving ziet u alleen de gegevens van uw eigen organisatie; die scheiding is in de database afgedwongen, niet alleen in de bediening. Van elke beheershandeling wordt vastgelegd wie hem deed, wanneer en waarom.
Wij maken dagelijks een back-up en bewaren die veertien dagen. Voordat een oude back-up wordt verwijderd, controleren wij dat de nieuwe volledig is geschreven en leesbaar is; een onvolledige back-up keuren wij niet goed en laat de voorgaande staan. Periodiek zetten wij een back-up terug naar een aparte omgeving om te toetsen dat herstel werkt.
9. Wijzigingen
Als deze verklaring wezenlijk verandert, kondigen wij dat ten minste dertig dagen vooraf aan op deze pagina. De versie en datum staan bovenaan.
10. Contact
Elephantheia · [email protected] · phrona.dev