Dezelfde vraag komt bij een gemeente elke week terug, maar zelden in dezelfde bewoording. Iemand op de afdeling weet het antwoord, of het staat in een verordening die ergens op een schijf staat. Tot die persoon met vakantie is.
Wat er in de praktijk misgaat
Beleid, verordeningen en procedures staan verspreid over het intranet, het zaaksysteem en de mailboxen van mensen die het toevallig weten. Dezelfde vraag wordt per afdeling opnieuw beantwoord, en het antwoord verschilt per afdeling.
De gebruikelijke oplossing is een chatbot op het intranet. Die lost het zichtbare probleem op — er is nu een zoekveld — en maakt het werkelijke probleem groter: een antwoord zonder herkomst dat met dezelfde stelligheid komt als een gecontroleerd antwoord.
Waarom een generiek model hier niet volstaat
- Het kent je verordening niet. Een model dat op het openbare internet is getraind, weet niet welke bepaling in jouw gemeente geldt.
- Het kan niet laten zien welke versie gold. In een ambtelijke context is dat geen detail: je moet kunnen aantonen op welke tekst een besluit is gebaseerd.
- Het mengt bronnen die niet gemengd mogen worden. Een notitie van een ambtenaar en een vastgestelde verordening zijn geen gelijkwaardige bronnen.
Hoe Phrona dat inricht
Bron per claim. Bij het verwerken worden uitspraken vastgelegd met de bron eronder, en met de lessen die daaruit volgen. Je loopt ze na voordat ze worden gepubliceerd; wat je laat vallen, komt niet in de kennis terecht.
Een brein per onderwerp of afdeling. Het brein over ruimtelijke ordening is iets anders dan dat over subsidies. Elk brein heeft eigen instructies en eigen kennissets, en ziet niet de kennis van een ander brein.
Een portaal per organisatie. Met eigen gebruikers, een eigen brein en een eigen toegangstoken. Werk je met meerdere gemeenten of met een samenwerkingsverband, dan is elke omgeving gescheiden op het niveau van de inrichting, niet met een filter erna.
Zichtbaar waar het misgaat. Waar twee bronnen elkaar tegenspreken, laat de toepassing dat zien in plaats van er één te kiezen. Dat is precies het signaal waar een jurist of beleidsadviseur iets mee kan.
Wat het oplevert
- De vraag wordt beantwoord met de bron erbij, zodat je hem kunt verantwoorden in een besluit of een bezwaarprocedure.
- Nieuwe medewerkers vinden het antwoord zonder eerst te moeten weten wie het weet.
- Wat er inhoudelijk verandert in beleid, wordt bijgewerkt op één plek in plaats van in tien documenten.
Wat het niet oplevert: een systeem dat zelfstandig besluiten neemt. De toepassing levert de onderbouwing en de herkomst; de beslissing blijft bij de ambtenaar.
Waar je begint
Niet met het hele intranet. Met één regeling of één procedure die nu tijd kost, en met de persoon die inhoudelijk kan beoordelen of een claim klopt. Dat is meestal de vakinhoudelijke eigenaar, niet IT.
Een goede eerste vraag om mee te beginnen: welke vraag stellen collega’s elkaar deze maand opnieuw, waarvan niemand het antwoord terugvindt?
Eerst zien, dan praten
Upload een verordening, een beleidsnotitie of een procedure. Je ziet binnen enkele minuten wat Phrona ervan maakt en kunt er vragen aan stellen — zonder account, en het document wordt na dertig minuten verwijderd.
Probeer je eigen document Plan een gesprek
Wil je eerst weten hoe de verwerking en de toegang zijn ingericht? Dat staat op vertrouwen en gegevensverwerking.