De meeste AI-projecten beginnen bij de techniek: een model kiezen, een koppeling bouwen, een pilot opzetten. Phrona begint bij het werk. Welke vraag komt bij jullie steeds terug, en wie moet het antwoord kunnen vinden?
Daarna is de vraag niet meer welk model, maar welke kennis — en hoe je die zo vastlegt dat een antwoord klopt als iemand erop doorvraagt.
Drie lagen: kennis, brein, toepassing
Phrona werkt met drie lagen. Ze zijn eenvoudig te onthouden, en het onderscheid ertussen voorkomt de meeste verwarring.
Kennis is wat er uit je bronnen komt nadat je het hebt nagekeken: uitspraken met de bron eronder, en de lessen die daaruit volgen. Kennis is nog geen antwoord. Het is het materiaal.
Een brein is één expertise: een afgebakende set kennis met eigen context en instructies. Een brein over het subsidiebeleid is iets anders dan een brein over de personeelshandboeken, ook als ze uit dezelfde organisatie komen. Een brein is op zichzelf geen product en geen toepassing — het is een bouwsteen.
Een toepassing is het werk waarvoor je die expertise inzet. Eén toepassing kan meerdere breinen, functies en workflows bevatten, en is wat je team uiteindelijk gebruikt.
Een brein is één expertise. Een toepassing is het werk waarvoor je die expertise inzet.
Die twee door elkaar halen is de meest voorkomende denkfout — en de reden dat mensen denken dat ze per brein betalen. Dat is niet zo: je pakket telt het aantal zelfstandige toepassingen dat je in gebruik hebt. Breinen en functies binnen dezelfde toepassing vallen daaronder, niet ernaast. Hoe de staffel werkt.
De zeven stappen
1. Bepaal het bedrijfsdoel
Begin bij een vraag die nu tijd kost. Niet bij “we willen iets met AI”, maar bij: welke vraag stellen medewerkers elkaar elke week opnieuw, en waarvan vindt nu niemand het antwoord terug?
Een goede eerste toepassing is klein en herkenbaar: één regeling, één procedure, één soort dossier. Niet het hele intranet.
Wat je oplevert: één zin die begint met “Wij willen dat …”. Die zin is het doel van alles wat volgt, en hij bepaalt later of de toepassing geslaagd is.
2. Verzamel en organiseer de kennis
Je brengt bij elkaar wat er al is: documenten, rapporten, procedures, transcripten, en waar nodig een koppeling naar een systeem. Dat mag een rommeltje zijn. Je hoeft niets op te schonen voordat je begint — Phrona gaat uit van wat er staat en laat juist zien waar bronnen elkaar tegenspreken.
Een Worker haalt uit die bron wat er machineleesbaar in zit: tekst, cellen, tijdstippen, sprekers, of de knooppunten van een diagram. Per brontype is dat een andere Worker, want een transcript vraagt om andere extractie dan een tabel of een scan. Meer over Workers
Daarna verwerkt Plato de bronnen in drie stappen:
- Verwerken. Je past titels aan, kiest een categorie en een kennispakket, en start de verwerking. Die loopt op de achtergrond door — je kunt het scherm sluiten en later terugkomen.
- Reviewen en publiceren. De uitkomst wordt niet stilzwijgend overgenomen. Je loopt de claims, bronnen en lessen na en publiceert wat overeind blijft. Wat je laat vallen, komt niet in de kennis terecht.
- Toewijzen. Gepubliceerde kennis gaat naar de kennissets en daarmee naar de breinen die je wilt voeden.
Plato leest daarbij met drie lenzen, elk met een eigen vraag: Aletheia wat er feitelijk staat, Hermes wat je ermee kunt, en Kosmos hoe het samenhangt met de rest. Wat de ene lens mist, vangt de andere op — en elke uitspraak legt vast welke lens hem formuleerde.
Die reviewstap is geen formaliteit. Een kennisplatform is alleen bruikbaar als je kunt uitleggen waar een uitspraak vandaan komt — en als je een claim kunt afwijzen zonder de hele verwerking over te doen. Meer over Plato
Wat je nodig hebt: bronnen waarvan je de rechten hebt om ze te verwerken, en iemand die inhoudelijk kan beoordelen of een claim klopt. Dat is meestal de vakinhoudelijke eigenaar, niet IT.
3. Richt één of meerdere breinen in
Nu wordt kennis een expertisedeenheid. Per brein bepaal je het taakgebied, de instructies en welke kennis het ter beschikking heeft. Wil je weten hoe een brein vindt wat het nodig heeft, dan is dat een kennisset; wil je weten wat het onthoudt, dan is dat het geheugen van dat brein.
Je kunt met een paar representatieve vragen meteen voelen of het brein de goede kant op antwoordt — en of het “weet ik niet” zegt wanneer het antwoord er niet is. Dat laatste is minstens zo belangrijk als een goed antwoord.
Wat je oplevert: een brein dat je los kunt bevragen, nog zonder dat er een toepassing om heen staat. Dat is het moment waarop je voor het eerst ziet of de kennis goed genoeg is.
4. Koppel de functies en workflows die je nodig hebt
Een brein antwoordt. Een toepassing doet iets met dat antwoord. Hier komen de functies en workflows bij: de stappen die je proces nodig heeft, en de volgorde waarin ze gebeuren.
Een voorbeeld. Een medewerker stelt een vraag over een regeling. De toepassing zoekt de relevante kennis, weegt die tegen de vraag, geeft antwoord met de bron erbij, en laat zien waar de regeling en een oudere versie elkaar tegenspreken. De medewerker beslist; de toepassing levert de onderbouwing.
Omdat de aansturing via een vaste interfacetaal loopt — BIP, met vaste werkwoorden als search, ask, verify en trace — is zo’n workflow reproduceerbaar: dezelfde vraag levert dezelfde soort onderbouwing, en je kunt achteraf zien welke bronnen zijn gebruikt. Meer over de interfacetaal
5. Test met representatieve voorbeelden
Test niet met de vraag die je zelf bedacht hebt, maar met de vragen die je team echt stelt — inclusief de lastige. Zoek daarbij naar drie dingen:
- Dekking. Is er een bron voor het antwoord, of geeft het brein te veel ruimte aan wat het model zelf denkt?
- Herkomst. Klopt de bron die wordt aangewezen, en wijst hij naar het juiste fragment?
- Fouten. Waar antwoordt het zelfverzekerd en onjuist? Dat is geen modelprobleem maar een kennisprobleem: er ontbreekt een bron, of er staat een verouderde versie in.
Wat je hier vindt, los je op in de bronnen en in de instructies — niet met een mooiere prompt.
6. Geef de juiste gebruikers toegang
Pas als de toepassing de test doorstaat, geef je toegang. Binnen een portaal — de webomgeving van je organisatie — richt je gebruikers en rollen in, zodat iedereen ziet wat voor die persoon bedoeld is. Een portaal heeft eigen gebruikers, een eigen brein en een eigen toegangstoken, en meerdere portalen per organisatie zijn mogelijk: één per afdeling, of één per klant als je met meerdere organisaties werkt.
Toegang is hier geen filter dat je achteraf toevoegt, maar het niveau waarop de omgeving is ingericht. Meer over het portaalplatform
7. Evalueer gebruik, kwaliteit en kosten
Na de ingebruikname begint het echte werk, en dat is meestal kleiner dan mensen denken: bronnen bijwerken, ontbrekende kennis toevoegen, en af en toe een instructie aanscherpen.
Drie dingen zijn het bekijken waard:
- Gebruik. Wordt de toepassing echt gebruikt, en waarvoor? Een toepassing die niemand opent, is een verkeerd gekozen eerste toepassing — geen technisch probleem.
- Kwaliteit. Welke vragen worden niet of half beantwoord? Dat wijst bijna altijd naar een gat in de bronnen.
- Kosten. Je AI-verbruik staat in het platform onder Billing, per model en per periode, zodat je ziet wat een toepassing kost voordat je iets afneemt.
En dan de vraag die je jezelf na een paar maanden stelt: is er een tweede toepassing nodig? Bijna nooit omdat het kan, meestal omdat een tweede proces dezelfde kennis nodig heeft.
Wat je zelf doet en wat wij overnemen
Hetzelfde platform, twee manieren om het te gebruiken. Het verschil zit niet in wat het kan, maar in wie het beheert.
Basis: je beheert het zelf
- Zelfde platform en dezelfde mogelijkheden.
- Je richt de omgeving zelf in, voert updates zelf uit en beheert de toegang.
- Een wekelijkse back-up.
- Geen actief technisch beheer en geen afgesproken reactietijd.
- Lager maandbedrag.
Managed: wij nemen het beheer over
- Zelfde platform, met technisch beheer erbij.
- Wij beheren en monitoren de omgeving, en voeren updates uit.
- Een back-up volgens je pakket: wekelijks bij Starter, Team en Professional, dagelijks bij Business en Scale.
- Een afgesproken reactietijd wanneer er iets vastloopt.
- Hoger maandbedrag, met beheer erin.
Welke vorm past, hangt af van of je iemand hebt die dit naast zijn werk kan doen. Heb je die niet, dan is Managed geen luxe maar het verschil tussen een toepassing die draait en een die stilstaat. Vergelijk de pakketten
Wat je nodig hebt om te beginnen
- Eén proces waarvan je nu weet dat het tijd kost.
- Bronnen waarvan je de rechten hebt om ze te verwerken.
- Een inhoudelijk eigenaar die de review kan doen.
- Een half uur voor het eerste gesprek, als je wilt dat we meedenken.
Je hoeft niet te weten welk model je nodig hebt. Dat is een instelling per taak, geen uitgangspunt. En je hoeft je bronnen niet te vervangen: ze blijven waar ze zijn.
Waar de grens ligt
- Phrona vervangt je bronsystemen niet. Het leest ze en houdt de kennis bij; het zaaksysteem of documentmanagement blijft de plek waar het werk gebeurt.
- De kwaliteit van de antwoorden is de kwaliteit van je bronnen. Een ontbrekende of verouderde bron levert een zwak antwoord, hoe goed het model ook is.
- De beslissing blijft bij de mens. De toepassing levert de onderbouwing en de herkomst; wat er met dat antwoord gebeurt, is aan jouw organisatie.
- Niet elke vraag is een kennisvraag. Voor een eenmalige vraag volstaat vaak een gewone chatbot. Phrona is er voor vragen die terugkomen, waar meer mensen het antwoord moeten kunnen vinden, en waar het moet kloppen.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn documenten eerst opschonen?
Nee. Plato gaat uit van wat er is en laat zien waar bronnen elkaar tegenspreken, zodat je gericht kunt bijwerken. Wat je tijdens de review laat vallen, komt niet in de kennis terecht.
Kan ik beginnen zonder IT-project?
Ja. Je uploadt bronnen en richt een brein in het platform in. Een koppeling met een bestaand systeem is handig maar geen voorwaarde om te starten; die voeg je toe wanneer hij iets oplevert.
Wat gebeurt er met mijn bronnen?
Je kiest een verwerkingsroute binnen of buiten de EU/EER, kennissets zijn per brein geïsoleerd, en een integratietoken is aan één brein gebonden. Wat dat in jouw situatie betekent, staat op de pagina over vertrouwen en gegevensverwerking.
Hoe lang duurt het voor we iets bruikbaars hebben?
Dat hangt af van je bronnen en van wie de review doet — niet van de techniek. In de demo zie je binnen enkele minuten wat Phrona van één document maakt; dat is de beste indicatie die we je kunnen geven zonder je situatie te kennen.
Wil je zien wat dit oplevert?
Upload één document. Je ziet binnen enkele minuten wat Plato ervan maakt en kunt er vragen aan stellen — zonder account, en je document wordt na dertig minuten verwijderd.