Versie 2026-10.1 · ingangsdatum 1 november 2026
Gewijzigd op 30 oktober 2026: de artikelen 7.2 en 7.6 zijn nauwkeuriger geformuleerd over wat er met verwijderde gegevens gebeurt en wanneer.
Deze voorwaarden gelden voor iedere organisatie die een Phrona-omgeving aanmaakt via phrona.dev. Door de wizard af te ronden en de betaling te voldoen, gaat de organisatie akkoord met deze tekst. De versie en de hash van het document worden bij de acceptatie vastgelegd, zodat later vaststaat welke tekst is aanvaard.
1. Partijen en begrippen
1.1 Phrona is de dienst die door Elephantheia wordt geleverd: een platform waarmee een organisatie haar eigen documenten doorzoekbaar maakt en daar vragen over stelt, met herkomstvermelding.
1.2 Klant is de organisatie die een omgeving aanmaakt. De natuurlijke persoon die de wizard doorloopt, verklaart bevoegd te zijn de organisatie te binden.
1.3 Gebruiker is iedere persoon die de Klant toegang geeft tot de omgeving.
1.4 Inhoud is alles wat de Klant uploadt of laat uploaden: documenten, teksten, vragen en antwoorden.
2. De dienst
2.1 Phrona stelt per Klant een afgescheiden omgeving beschikbaar. Gegevens van de ene Klant zijn niet zichtbaar voor een andere Klant.
2.2 De dienst wordt geleverd zoals beschreven op phrona.dev. Functies kunnen wijzigen; Phrona kondigt ingrepen die de dienstverlening merkbaar beperken ten minste dertig dagen vooraf aan.
2.3 Phrona is geen archief. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van originelen van de aangeleverde Inhoud.
2.4 Antwoorden die het platform geeft, zijn gegenereerd op basis van de Inhoud van de Klant en voorzien van herkomst. Het zijn geen adviezen en geen besluiten. De Klant beoordeelt zelf of een antwoord juist genoeg is voor het doel waarvoor hij het gebruikt.
3. Toegang en beveiliging
3.1 De Klant wijst een beheerder aan. Die beheerder beheert gebruikers, rollen en de tweestapsverificatie van de organisatie.
3.2 Tweestapsverificatie (TOTP) is verplicht voor beheerders. Phrona weigert de ingebruikname van een omgeving waarin dit niet is ingesteld.
3.3 De Klant houdt inloggegevens geheim en meldt vermoeden van misbruik direct via [email protected]. Phrona kan een account of een hele omgeving tijdelijk blokkeren bij een gerechtvaardigd vermoeden van misbruik, van niet-betaling of van oneigenlijk gebruik. Phrona meldt een blokkade per e-mail aan de beheerder, met de reden. Bij een blokkade wegens niet-betaling blijven de gegevens nog dertig dagen bewaard; daarna worden zij verwijderd, onverminderd het archief van 7.6. Bij een blokkade wegens misbruik kan Phrona de termijn verkorten tot wat nodig is om het misbruik te beëindigen.
3.4 De Klant levert geen Inhoud aan waarop hij geen recht heeft, en geen bijzondere persoonsgegevens tenzij hij daarvoor een wettelijke grondslag heeft.
4. Prijzen, betaling en looptijd
4.1 De prijzen staan op phrona.dev en zijn in euro’s. De basisprijs geldt per organisatie per maand; de gebruikersprijs per actieve gebruiker per maand.
4.2 De overeenkomst gaat in op het moment dat de eerste betaling is ontvangen. De omgeving wordt pas actief na die betaling; vóór die tijd bestaat er geen recht op toegang.
4.3 De looptijd is een maand en wordt stilzwijgend verlengd, tenzij de Klant ten minste één dag voor het einde opzegt in de omgeving zelf.
4.4 Verbruik boven het overeengekomene (extra verwerking) wordt maandelijks achteraf gefactureerd volgens het gepubliceerde tarief.
4.5 Bij niet-betaling kan Phrona de toegang opschorten. Gegevens blijven nog dertig dagen bewaard na opschorting, daarna worden ze verwijderd. Een opschorting wordt ten minste vijf werkdagen vooraf per e-mail aangekondigd, tenzij de openstaande termijn al meer dan dertig dagen bedraagt of er sprake is van misbruik. De toegang van cliënten van de Klant kan bij een opschorting worden voortgezet als de Klant daarom verzoekt en de openstaande factuur alsnog betaalt.
5. Herroepingsrecht
5.1 De Klant is een organisatie die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Het wettelijk herroepingsrecht voor consumenten is daarom niet van toepassing.
6. Beschikbaarheid en aansprakelijkheid
6.1 Phrona streeft naar een beschikbaarheid van 99% per maand, gemeten over het kalenderjaar. Gepland onderhoud buiten kantooruren telt niet mee.
6.2 Phrona is niet aansprakelijk voor schade die voortkomt uit onjuiste of onvolledige Inhoud, uit beslissingen die de Klant op basis van een antwoord neemt, of uit verlies van gegevens die de Klant niet zelf heeft bewaard.
6.3 De aansprakelijkheid is per gebeurtenis beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis heeft betaald, met een maximum van het jaarbedrag van de overeenkomst.
6.4 Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Phrona.
7. Gegevens en privacy
7.1 Phrona verwerkt persoonsgegevens als verwerker in de zin van de AVG, volgens de instructies van de Klant. De Klant is verwerkingsverantwoordelijke.
7.2 Phrona verwerkt niet langer dan nodig. Bij beëindiging van de overeenkomst worden de gegevens uiterlijk dertig dagen daarna verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht langer eist. In die dertig dagen is de omgeving niet toegankelijk. Facturen en het bewijs van aanvaarding van deze voorwaarden vallen onder de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar en blijven daarom staan.
7.3 Phrona verstrekt geen Inhoud aan derden, behoudt zich het recht voor subverwerkers in te zetten voor hosting en verwerking, en meldt een datalek aan de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 72 uur na vaststelling.
7.4 Bij deze voorwaarden hoort een verwerkersovereenkomst. Die wordt bij het aangaan van de overeenkomst gesloten en maakt daar deel van uit; de Klant hoeft er niet apart om te vragen. De verwerkersovereenkomst regelt de onderwerpen die artikel 28 van de AVG voorschrijft, waaronder de instructies van de Klant, de vertrouwelijkheid van persone, de beveiligingsmaatregelen, het gebruik van subverwerkers, de bijstand bij verzoeken van betrokkenen en bij datalekken, het recht van controle en de verwijdering na afloop.
7.5 De verwerkingsroute wordt bij het aanmaken van de omgeving gekozen en in de overeenkomst vastgelegd. Bij de route Europese Economische Ruimte vinden de opslag van Inhoud en de aanroep van het taalmodel plaats binnen de EER. Bij de route daarbuiten is daarvan sprake van doorgifte, die plaatsvindt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een latere wijziging van route doet de Klant schriftelijk; Phrona voert die uit binnen dertig dagen.
7.6 Een verwijderde omgeving, een verwijderd brein of een verwijderde kennisset wordt niet meteen gewist. De gegevens worden buiten gebruik gesteld en blijven negentig dagen herstelbaar, zodat een vergissing terug te draaien is. In die periode worden zij niet gebruikt voor de dienstverlening. Toegang hebben uitsluitend beheerders met de hoogste rechten, en elke handeling daarbij wordt vastgelegd. Na die negentig dagen worden de gegevens verwijderd zonder terugkeer.
8. Intellectueel eigendom
8.1 De Inhoud blijft eigendom van de Klant. De Klant geeft Phrona de beperkte licentie die nodig is om de dienst te leveren.
8.2 De software, het model en de interface blijven eigendom van Phrona. De Klant krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.
9. Wijziging van deze voorwaarden
9.1 Phrona kan deze voorwaarden wijzigen. Bij een materiële wijziging meldt Phrona dat ten minste dertig dagen vooraf per e-mail aan de beheerder.
9.2 De Klant kan de overeenkomst opzeggen als hij het met een materiële wijziging niet eens is. Gebruik na de ingangsdatum geldt als aanvaarding.
10. Toepasselijk recht
10.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
10.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Phrona is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.
—
Elephantheia · phrona.dev · [email protected]